入札におけるRFI・RFPとは?

入札中級編

RFI・RFPとは、ITの分野で情報システムの開発や購入、IT関連業務の委託などを行う前に作成する書類です。今回はそんな入札におけるRFIとRFPについてご紹介いたします。

RFI(Request For Information)とは?

RFIは「Request for Information」の略語です。RFIを日本語に直すと「情報提供依頼書」という意味があります。これは、発注側が情報システムの構成要件や調達条件を考える際に、基礎的な情報が不足している部分を解消するために作成する書類です。

資料招請について

RFIは別名で「資料招請」とも呼ばれています。資料招請とは、技術や当該分野の事情などに通じていない場合や、初めて扱うシステム、取引したことのない事業者に発注する場合など、各企業の製品やサービス情報といった幅広い情報収集を目的としたものです。

このRFIを行うことで、公平に情報収集をしながら比較をすることができます。

一方で、RFIを省略してRFPのみで選定へ進むこともよくあることです。しかし、専門性の高い情報について何もわからない状態では、システム開発の発注はできません。

丁寧にRFIという過程を経ることで、トラブルにならないRFPの作成へと繋がるのです。

RFQ(Request For Quotation)とは?

RFQは、「Request For Quotation」の略語です。RFQを日本語に直すと「見積依頼書」という意味があります。これは、発注側が入札候補となる事業者などに対し、価格やその内訳などを記載した見積書を作成してほしいと依頼するための書類です。

見積依頼書(見積要求書)について

RFQは別名で「見積依頼書(見積要求書)」とも呼ばれています。見積依頼書とは、その名の通り、作りたいサービスの仕様や欲しい物品の数量を提示し、価格やその内訳などを記載した見積書を入札候補の事業者へ依頼することが目的です。

その際に、納品場所、支払方法、納期、受渡方法など、取引に関する情報を記入する場合もあります。一般的にRFIで情報収集を行った後、具体的な開発システムや発注要件をまとめ、それを実施した場合の参考見積を要求する際に作成することが多いです。

「RFPに予算を掲載したいが、価格の相場がわからない」という問題を解決するために、RFQを入札候補の事業者に送り、参考見積りをもらうことで情報収集に役立ちます。ただし、あくまでも参考見積なので、提示した金額が実際の正式金額になるとは限らないので注意をしましょう。

RFQを通さず、RFI時に見積りを一緒に聞く場合も多く、あまりRFQの出番が回ってくることが少ないのが現状です。

RFP(Request for Proposal)とは?

RFPは「Request for Proposal」の略語です。RFPを日本語に直すと「提案依頼書」という意味があります。イメージとしては、発注側が作る、仕様書の原案のようなもので、発注側が情報システムの開発やIT関連業務の導入をする際に、入札候補となる事業者(受注側)へ具体的な提案を依頼するための書類です。

提案依頼書について

RFPは日本語訳の通り「提案依頼書」とも呼ばれています。提案依頼書とは、発注側が自社システムに必要な要件や実現したい業務といった、解決したい課題と導入後の理想とする姿などを提示することが目的です。

そして、その提示された内容に対し、入札候補となる事業者(受注側)は発注側の課題や要件をきちんと把握した上で提案することができます。このRFPを使えば、同条件で複数の入札候補となる事業者から提案を客観視できるほか、発注側・入札側お互いに認識の差を縮めることも可能です。

もし、RFPに記載されていない作業があり、入札された事業者がその作業を拒否した場合、トラブルに発展することも多々あります。そのような事態に陥らないためにも、RFPを使ってお互いの情報を共有し、確認する作業が必要なのです。

このように、情報システムの開発やIT関連業務の導入の際にかかせない工程といえます。

RFI・RFPの違いと選定までの流れ

RFIとRFPは名前が似ていることから、よく間違われてしまうことが多いといわれています。しかし、それぞれ明確な目的や違いがあり、選定での流れが決まっているのです。その違いや流れをしっかりと把握しておきましょう。

RFIとRFPの違い

RFIとRFPは目的が大きく違っています。さらに、発注側・入札側のメリットも各々違っているのです。簡単に表にまとめてみたので参考にしてください。

概要目的発注側メリット入札側メリット
RFI基礎的な情報が不足している部分を解消するために作成する書類各企業の製品やサービス情報といった幅広い情報収集・公平に情報収集をしながら比較可能・自社の製品やサービス情報といった基本情報を正確に伝えることができる
RFP具体的な提案を依頼するための書類解決したい課題と導入後の理想とする姿などを提示し、それに基づき提案する・複数の入札候補となる事業者の提案を客観視できる
・発注側、入札側お互いに認識の差を縮められる
・発注側の課題や要件をきちんと把握した上で提案することが可能
・発注側、入札側お互いに認識の差を縮められる

選定までの流れ

RFIとRFPは順序が決まっており、選定までの一連の流れが出来上がっています。

  1. 発注側が情報システムの開発やIT関連業務の導入をすることを決定
  2. RFIで入札側に情報提供を依頼し、情報を収集
  3. 情報を収集したことで、頼みたい業務内容の具体的なイメージが出来上がる
  4. (※必要であればRFQで入札側に参考見積を依頼)
  5. 参考見積をもとに、発注側が正式に依頼する業務内容などを記載したRFPを作成
  6. 出来上がったRFPをもとに入札公告を公表して、入札機会を作る
  7. 各入札側の書いたRFPをもとに、依頼する会社を選定

この流れをもとに選定していきます。

RFIが一番はじめに行われ、その情報をもとにRFPが作成されると覚えておきましょう。

まとめ

今回は入札におけるRFIとRFPについてご紹介いたしました。どちらも情報システムの開発やIT関連業務の導入の際に欠かせない書類です。発注側・入札側お互いに認識の差を縮めることで、実際に作業を行う際のトラブル回避に役立ちます。それぞれの持つ目的や違いを理解し、必要な情報を記入することが重要です。